Polityka Prywatności 9 SIŁ ANNA PIEJA

Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest 9 SIŁ ANNA PIEJA – agencja eventowa specjalizująca się w organizacji immersyjnych wydarzeń tematycznych i doświadczeń rozrywkowych na terenie Polski (dalej: „Administrator” lub „my”).

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych oraz realizacją Twoich praw możesz się z nami skontaktować:

• adres korespondencyjny: 9 SIŁ ANNA PIEJA, ul. Przykładowa 10, 00-000 Warszawa, Polska
• adres e-mail: [email protected]
• telefon: +48 731 508 294w dni robocze w godz. 9:00–17:00)

Administrator może wyznaczyć osobę lub zespół odpowiedzialny za nadzór nad przestrzeganiem zasad ochrony prywatności i bezpieczeństwa danych. Informacja o tym, wraz z ewentualnymi dodatkowymi danymi kontaktowymi, może być publikowana na stronie /contact-us/.

Zakres zbieranych danych

Zakres danych osobowych przetwarzanych przez 9 SIŁ ANNA PIEJA zależy od tego, w jaki sposób korzystasz z naszej strony internetowej oraz z jakich funkcjonalności korzystasz (np. formularz kontaktowy, zapytanie o ofertę, zapis na newsletter – jeżeli jest dostępny).

Możemy przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych:

• Dane identyfikacyjne i kontaktowe – imię, nazwisko, nazwa firmy, stanowisko służbowe, adres e-mail, numer telefonu, dane rozliczeniowe i adresowe, jeżeli są niezbędne do przygotowania oferty lub zawarcia umowy.
• Dane związane z organizacją wydarzenia – preferowana data, miejsce, rodzaj oraz skala wydarzenia, budżet, informacje o uczestnikach (w zakresie koniecznym do przygotowania koncepcji wydarzenia i realizacji usług).
• Dane przekazywane w treści korespondencji – wszelkie informacje, które dobrowolnie podajesz w formularzach na stronie lub w wiadomościach wysyłanych do nas (np. preferencje dotyczące oprawy wizualnej, program atrakcji, wymagania techniczne).
• Dane techniczne i eksploatacyjne – adres IP, dane dotyczące urządzenia i przeglądarki, system operacyjny, przybliżona lokalizacja, data i godzina odwiedzin, źródło wejścia na stronę, odwiedzane podstrony, czas spędzony na stronie. Dane te są zbierane za pomocą plików cookies i podobnych technologii.
• Dane statystyczne i marketingowe – informacje dotyczące Twojej aktywności na stronie, reakcji na materiały marketingowe, preferencji dotyczących komunikacji, o ile wyrazisz na to odpowiednie zgody (np. na profilowanie marketingowe lub otrzymywanie treści handlowych drogą elektroniczną).

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz w niektórych przypadkach może być konieczne do skorzystania z określonej funkcjonalności (np. przesłania zapytania przez formularz na stronie /booking/ lub nawiązania kontaktu przez stronę /contact-us/).

Cele i podstawy przetwarzania danych

Twoje dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji jasno określonych celów oraz w oparciu o obowiązujące przepisy prawa, w szczególności Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO).

Dane mogą być przetwarzane w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

• Obsługa zapytań i korespondencji – w celu udzielenia odpowiedzi na przesłane zapytanie, przedstawienia oferty, przygotowania wstępnej koncepcji wydarzenia lub prowadzenia bieżącej komunikacji biznesowej.
  Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania zmierzające do zawarcia umowy) lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na udzielaniu odpowiedzi i budowaniu relacji z klientami oraz partnerami).
• Realizacja umów i zleceń eventowych – w celu świadczenia usług eventowych, przygotowania i organizacji wydarzeń, rozliczeń finansowych, obsługi posprzedażowej oraz dochodzenia lub obrony roszczeń.
  Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora – m.in. ochrona przed roszczeniami).
• Marketing i komunikacja handlowa – w celu prezentowania oferty Event Districts, informowania o nowych usługach, eventach, case studies oraz budowania relacji z klientami i partnerami biznesowymi.
  Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda – np. na otrzymywanie treści marketingowych drogą elektroniczną) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora w prowadzeniu działań marketingu bezpośredniego).
• Analiza statystyczna i ulepszanie strony – w celu badania sposobu korzystania ze strony, mierzenia skuteczności kampanii, optymalizacji treści i układu serwisu, zapewnienia stabilności i bezpieczeństwa działania.
  Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu analiz i rozwijaniu usług) lub – w przypadku narzędzi marketingowych wymagających zgody – art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
• Wypełnianie obowiązków prawnych – w celu wywiązania się z obowiązków wynikających z przepisów prawa (np. podatkowych, rachunkowych, archiwizacyjnych) lub na żądanie uprawnionych organów.
  Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny ciążący na Administratorze).

W określonych przypadkach możemy stosować profilowanie marketingowe, polegające na analizie aktywności na stronie lub reakcji na nasze komunikaty, aby lepiej dopasować prezentowane treści do Twoich zainteresowań. Profilowanie nie prowadzi do podejmowania decyzji wywołujących wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływających.

Udostępnianie danych

Dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom, które przetwarzają je na podstawie odpowiednich umów powierzenia lub na podstawie obowiązujących przepisów prawa. Z najwyższą starannością dobieramy naszych partnerów i dostawców, z którymi współpracujemy przy realizacji wydarzeń oraz obsłudze serwisu internetowego.

Odbiorcami Twoich danych mogą być w szczególności:

• dostawcy usług IT – firmy hostingowe, dostawcy systemów do obsługi strony, poczty elektronicznej, narzędzi analitycznych i marketingowych;
• podmioty współpracujące przy realizacji wydarzeń – podwykonawcy usług eventowych (np. technika sceniczna, catering, obsługa foto/video, animatorzy, prowadzący), jeżeli dostęp do danych jest niezbędny do prawidłowej organizacji wydarzenia;
• doradcy zewnętrzni – kancelarie prawne, doradcy podatkowi, firmy księgowe, audytorskie, jeżeli jest to uzasadnione realizacją naszych obowiązków prawnych lub ochroną naszych praw;
• organy publiczne i instytucje uprawnione – w sytuacjach, gdy obowiązek ujawnienia danych wynika z powszechnie obowiązujących przepisów prawa.

Co do zasady nie przekazujemy danych osobowych do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy). Jeżeli w związku z korzystaniem z niektórych narzędzi lub usług dojdzie do takiego przekazania, zapewnimy odpowiedni stopień ochrony danych, w szczególności poprzez stosowanie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub inne mechanizmy przewidziane w RODO.

Czas przechowywania danych

Okres przechowywania danych osobowych jest uzależniony od celu, w jakim dane są przetwarzane, oraz od przepisów prawa. Stosujemy zasadę minimalizacji, zgodnie z którą przechowujemy dane jedynie tak długo, jak jest to konieczne.

Dane będą przechowywane w szczególności przez następujące okresy:

• dane przetwarzane w celu obsługi zapytań i korespondencji – przez czas niezbędny do udzielenia odpowiedzi i prowadzenia korespondencji, a następnie przez okres do 24 miesięcy w celu zapewnienia możliwości wglądu w historię komunikacji i obrony przed ewentualnymi roszczeniami;
• dane przetwarzane w celu realizacji umowy – przez okres trwania umowy, a po jej zakończeniu przez okres przedawnienia roszczeń wynikających z umowy oraz przez okres wymagany przepisami o rachunkowości i podatkach;
• dane wykorzystywane do marketingu bezpośredniego – do czasu cofnięcia wyrażonej zgody lub skutecznego zgłoszenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w tym celu, jednak nie dłużej niż jest to uzasadnione aktualnością oferty;
• dane przetwarzane na potrzeby wypełnienia obowiązków prawnych – przez okres wynikający z odpowiednich przepisów (np. przepisów podatkowych, rachunkowych, archiwizacyjnych);
• dane techniczne i statystyczne zbierane za pomocą plików cookies – przez okres wynikający z ustawień konkretnych plików cookies lub do czasu usunięcia ich przez użytkownika (szczegółowe informacje znajdują się w Polityce Cookies).

Po upływie odpowiednich okresów przechowywania dane są trwale usuwane lub poddawane anonimizacji, co uniemożliwia identyfikację konkretnej osoby.

Prawa użytkowników

Osobom, których dane dotyczą, przysługują prawa wynikające z RODO. Realizacja poniższych praw jest możliwa po zweryfikowaniu tożsamości osoby zgłaszającej żądanie. W celu skorzystania ze swoich praw możesz skontaktować się z nami w sposób opisany w sekcji Dane kontaktowe w sprawach prywatności.

Przysługuje Ci w szczególności prawo do:

• dostępu do danych – uzyskania informacji, czy przetwarzamy Twoje dane osobowe, jakie dane przetwarzamy, w jakich celach oraz otrzymania kopii tych danych;
• sprostowania danych – żądania poprawienia lub uzupełnienia danych, które są nieprawidłowe, nieaktualne lub niekompletne;
• usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – żądania usunięcia danych w przypadkach przewidzianych w RODO, np. gdy dane nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub gdy cofnąłeś zgodę, a nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania;
• ograniczenia przetwarzania – żądania ograniczenia działań na danych w określonych sytuacjach (np. na czas wyjaśnienia sporu dotyczącego poprawności danych lub podstawy ich przetwarzania);
• przenoszenia danych – otrzymania od nas danych, które dostarczyłeś, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz żądania przesłania tych danych innemu administratorowi, jeśli jest to technicznie możliwe;
• wniesienia sprzeciwu – w szczególności wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego lub na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu. W razie wniesienia sprzeciwu dane nie będą dalej przetwarzane w tych celach;
• cofnięcia zgody – w dowolnym momencie, jeżeli podstawą przetwarzania jest zgoda. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem;
• wniesienia skargi do organu nadzorczego – jeżeli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza przepisy RODO. W Polsce organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Pliki cookies i technologie śledzenia

Nasza strona internetowa wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie (np. lokalne przechowywanie danych w przeglądarce, znaczniki pikselowe) w celu zapewnienia prawidłowego działania serwisu, dostosowania treści do Twoich preferencji, prowadzenia analiz statystycznych oraz – po wyrażeniu odpowiednich zgód – w celach marketingowych.

Pliki cookies mogą być wykorzystywane w następujących celach:

• niezbędne (techniczne) – umożliwiające prawidłowe funkcjonowanie strony, utrzymanie sesji użytkownika, obsługę formularzy (np. na stronach /booking/ oraz /contact-us/), a także zapewnienie bezpieczeństwa;
• analityczne i statystyczne – pomagające zrozumieć, w jaki sposób użytkownicy korzystają ze strony, co pozwala nam ulepszać jej strukturę, treści i funkcje;
• marketingowe – umożliwiające wyświetlanie spersonalizowanych treści promocyjnych oraz mierzenie skuteczności kampanii reklamowych.

Podczas pierwszej wizyty na stronie możesz zdecydować, które kategorie plików cookies akceptujesz, za pośrednictwem banera/centrum zarządzania zgodami. Ustawienia te możesz w każdej chwili zmienić, korzystając z odpowiednich opcji w swojej przeglądarce lub – jeżeli jest dostępne – z dedykowanego panelu na stronie.

Szczegółowe informacje na temat rodzajów wykorzystywanych plików cookies, czasu ich przechowywania oraz możliwości zarządzania nimi znajdziesz w odrębnym dokumencie Polityka Cookies.

Zasady bezpieczeństwa danych

Przywiązujemy dużą wagę do bezpieczeństwa danych osobowych oraz poufności informacji powierzanych nam przez klientów, partnerów i użytkowników strony. Stosujemy środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka związanego z przetwarzaniem danych.

W szczególności wdrożyliśmy następujące zabezpieczenia:

• stosowanie szyfrowania transmisji danych (protokół HTTPS/SSL) na stronie https://eventdistricts.com;
• ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do osób upoważnionych i przeszkolonych w zakresie ochrony danych osobowych;
• stosowanie odpowiednich zabezpieczeń fizycznych i logicznych systemów informatycznych, w tym zabezpieczeń przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem lub modyfikacją danych;
• regularne aktualizowanie oprogramowania oraz monitorowanie systemów pod kątem potencjalnych zagrożeń bezpieczeństwa;
• zawieranie umów powierzenia przetwarzania danych z podmiotami przetwarzającymi, które gwarantują stosowanie odpowiedniego poziomu zabezpieczeń.

Pomimo stosowania nowoczesnych metod ochrony, żaden system teleinformatyczny nie gwarantuje pełnego bezpieczeństwa. W przypadku podejrzenia naruszenia ochrony danych osobowych prosimy o niezwłoczny kontakt zgodnie z danymi wskazanymi w sekcji Dane kontaktowe w sprawach prywatności.

Zmiany w polityce prywatności

Niniejsza Polityka Prywatności może być okresowo aktualizowana w celu odzwierciedlenia zmian w obowiązujących przepisach prawa, zmian w zakresie stosowanych technologii, sposobu działania strony internetowej lub świadczonych usług eventowych.

O istotnych zmianach w treści polityki możemy informować w szczególności poprzez komunikat wyświetlany na stronie głównej, wyskakujące powiadomienie lub wiadomość e-mail (jeżeli posiadamy odpowiednie dane kontaktowe i jest to uzasadnione charakterem zmian).

Każdej wizycie na stronie towarzyszy stosowanie aktualnej wersji Polityki Prywatności. Zalecamy regularne zapoznawanie się z jej treścią, dostępnej pod adresem https://eventdistricts.com/privacy-policy/.

Dane kontaktowe w sprawach prywatności

Wszelkie pytania, wnioski lub żądania dotyczące przetwarzania danych osobowych, w tym realizacji Twoich praw, możesz kierować do nas z dopiskiem „Prywatność” lub „Dane osobowe” na poniższe dane kontaktowe:

• 9 SIŁ ANNA PIEJA – Administrator danych osobowych
• adres: ul. Przykładowa 10, 00-000 Warszawa, Polska
• e-mail: [email protected]
• telefon: +48 731 508 294

W treści zgłoszenia prosimy – w miarę możliwości – o wskazanie, jakiego prawa chcesz użyć lub jakiego zagadnienia dotyczy Twoje pytanie. Ułatwi nam to szybsze i bardziej precyzyjne udzielenie odpowiedzi.

Postanowienia końcowe

Niniejsza Polityka Prywatności obowiązuje od dnia opublikowania jej na stronie internetowej https://eventdistricts.com i zastępuje wszystkie wcześniejsze informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych zamieszczone na tej stronie.

Polityka stanowi uzupełnienie innych dokumentów i informacji przekazywanych przez Event Districts, w szczególności Polityki Cookies oraz Regulaminu / Warunków świadczenia usług, o ile są one stosowane do określonych funkcjonalności lub usług.

W przypadku rozbieżności między postanowieniami niniejszej Polityki a treścią udzielonych zgód lub postanowień umownych, pierwszeństwo mają odpowiednie przepisy prawa oraz indywidualne ustalenia umowne w zakresie dozwolonym przez te przepisy.